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中国建筑股份有限公司邯郸紫岸工程钢筋等物资采购管理规定

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发表于 2013-12-9 20:18:34 | 显示全部楼层 |阅读模式
公司倡导物资采购实施、约束、决策主体行为相互分离的原则。
物资采购实施主体:是指具体物资采购活动的组织和实施单位。按照采购实施主体的不同,物资采购分为总部采购和项目采购两类。
物资采购约束主体:是指物资采购活动中对采购成本进行过程控制的单位。
物资采购决策主体:是指按照公司的授权体系明确的对相应物资采购活动具有最终批准权限的人员。
总部物资采购时,本部合约采购部、机电部/采购经理作为物资的采购实施主体;合约成本经理/总部合约商务经理为约束主体;项目经理部作为项目物资采购实施主体时,项目物资部、机电部/采购工程师为实施主体,项目商务合约部门/商务经理为约束主体。决策主体为总部授权对应的责任人。
采购实施主体划分原则:北京地区工程Ⅰ类物资且采购总额超过5万元人民币的材料实行总部采购;Ⅱ类物资采购必须遵守本规定“两限”原则和流程。外埠工程根据《物资采购方案》规定采购实施主体执行。
3.5物资采购方式
综合考虑不同物资的技术复杂程度、市场竞争情况、采购数量多少以及采购金额大小,公司的物资采购方式分为招标采购、简易招标采购和快速采购。
招标采购:指物资采购实施主体以招标文件的方式邀请特定的供应商投标。
简易招标采购:指物资采购实施主体以投标邀请函的方式邀请特定的供应商投标。
快速采购:指物资采购实施主体以书面或电话询价的方式邀请特定的供应商报价。
单项物资采购预算成本在20万元(不含20万元)人民币以上时,采用招标采购。
单项物资采购预算成本在10万元(不含10万元)到20万元(含20万元)人民币之间时,采用简易招标采购。但当采购数量较大,技术要求较高,或有其它特殊要求时,可视具体情况采用招标采购。
单项物资采购预算成本在10万元人民币(含)以下时,可采用快速采购。
物资采购工作程序
4.1物资采购申请计划
项目经理部负责组织编制《物资采购申请计划》,经项目经理批准后,于物资拟进场日期前3周提交给相应的物资采购实施主体。
项目所有物资均应编制《物资采购申请计划》,项目经理部应确保《物资采购申请计划》内容的准确全面。
项目经理部可推荐候选供应商。但必须在《物资采购申请计划》中列明供应商的名称、联系方式等相关信息。
对于业主指定的供应商,也须在《物资采购申请计划》中注明,并附上业主相关文件。如不能提供业主相关文件,须进行书面说明,并经项目经理签字确认。
4.2供应商资格确认
供应商资质审查
对于拟招标或简易招标采购的候选供应商,若已纳入公司年度《合格供应商名单》,则无需再次进行资格预审,即可直接参加投标报价。
对于拟招标或简易招标采购的候选供应商,若未纳入公司年度《合格供应商名单》,则须由采购主办人组织对其进行资格预审,填写并留存《供应商资格预审表》。资格预审合格的方可参加投标报价,否则不许参加投标。
对于未纳入公司年度《合格供应商名单》但本年度已进行过一次资格预审的供应商,不再进行资格预审。但当供应商提供物资的种类发生变化时,则应要求供应商补充相关的资料。
当供应商为经销商时,应同时对物资的生产厂商进行资格预审。
快速采购可不进行专门的供应商资格预审,但采购主办人必须以适当的形式(如营业执照、组织机构代码、税务登记证、生产许可证、经营许可证等)确认供应商的供货资格。
4.2.2供应商考察
根据工程项目实施的需要,物资采购实施主体可组织专门的供应商考察。项目经理部应派相关人员参加,必要时可组织公司相关部门参与考察。
供应商考察应包括厂房厂貌、人员配备、生产及供货能力、产品质量和性能、原材料来源、机械设备、管理状况、售后服务以及对供应商提供保险、保函能力等内容。
考察完毕后,采购主办人负责将考察内容和结论记入《分供商考察记录》,作为对供应商进行能力评价的依据。
4.3物资采购计划
对于招标采购和简易招标采购的物资,物资采购实施主体负责组织物资采购约束主体、物资采购决策主体的相关人员进行候选供应商名单的会审工作,根据会审结果确定候选供应商名单。
采购主办人应根据《物资采购申请计划》及上述会审结果编制《物资采购计划》,
《物资采购计划》中的候选供应商,应优先考虑参与项目投标工作的供应商、已纳入公司《合格供应商名单》的供应商、能提供安全、环保产品的供应商。
当调整《物资采购计划》中的候选供应商名单时,须得到原批准人确认。
4.4供应商评价与选择
招标采购
物资采购实施主体牵头组织成立采购招标小组,招标小组的组成至少应包括采购实施主体、约束主体的相关人员。
采购招标小组负责编制招标文件,包括投标邀请书、投标方须知、技术规范与要求以及合同文本等内容。
采购招标文件须经项目经理部、合约采购部/机电部等相关人员会签后,报送具备相应权限的物资采购决策主体批准。采购主办人填写并留存《招标文件审批会签单》。
采购招标小组负责向候选供应商发放招标文件,并按时收回供应商投标文件(需密封)。采购招标小组全体人员同时到场开标、评标。采购主办人负责填写并留存《采购开标记录》。
采购招标小组人员与供应商进行价格及合同谈判,采购主办人负责填写并留存《采购议标记录》。
简易招标采购
采购主办人负责编制《投标邀请函》,包括项目概况、报价内容及范围、报价要求、报价时间、提交报价方式、技术规范与要求、合同文本等等内容。
采购主办人负责向候选供应商发放《投标邀请函》,并按时收回供应商报价资料(需密封)。供应商报价资料须有两名及以上采购人员同时到场开封。采购主办人填写并留存《采购开标记录》。
采购主办人会同相关人员(如总部采购时,人员应包括总部物资采购经理、总部合约商务经理、项目合约商务经理等)与供应商进行价格及合同谈判,填写并留存《采购议标记录》。
快速采购
采购主办人可以采用书面或电话的方式进行市场询价,填写并留存《快速采购记录》,报送物资采购决策主体批准。供应商的书面报价或电话报价记录应作为附件。
采购主办人按批准的供应商和价格,向供应商发《采购定单》,定单中需明确物资名称、规格型号、数量、单位、付款方式、到货时间、质保金等详细内容。
样本/样品报批
对于需要进行样本/样品报批的物资,采购主办人在与项目相关人员充分沟通的前提下,依据谈判结果,选送供应商产品样本及样品给项目经理部。
项目经理部负责填写《物资样本/样品送审表》,向业主、监理和设计办理报批手续,并将样本/样品报批的结果及时通知采购主办人。
供应商综合评价
物资采购实施主体必须根据对供应商提供产品及供应商能力的综合评价结果选择供应商。
综合评价的内容根据供应商提供的物资品种对工程的重要程度不同而有所区别,具体规定如下表:
物资品种

评价内容

考察

样本/样品

产品性能比较

供应商能力评价

价格比较

钢筋及套筒
注:●-必须进行的评价;○-根据需要选用;▲-必须保留的记录;△―该项评价进行时应保留的记录 。

选定中标供应商
物资采购实施主体负责组织物资采购约束主体、物资采购决策主体的相关人员对样本/样品报批结果、价格及合同谈判结果等方面进行综合评价,遵循“合理低价中标”的原则确定中标供应商。采购监管委员会根据其工作细则的规定派人列席参加。
对于招标采购和简易招标采购的物资,由采购主办人填写并留存《价格评价及选择审批表》,报送具备相应权限的物资采购决策主体批准。
《价格评价及选择审批表》审批时必须附上《物资采购计划》及所有参与投标的供应商的原始报价资料(加盖公章)。必要时还应将《分供商考察报告》、《采购议标记录》等相关文件一并作为附件。
《供应商价格评价及选择审批表》获批准后,采购主办人负责以口头或书面的形式通知中标供应商。
独家议标采购
独家议标采购原则上只适用于业主直接指定的供应商。在特殊情况下,市场上仅有一家供应商或直接确定一家供应商更有利于项目各方面目标的实现,可以采用独家议标的方式确定供应商。
对于业主指定供应商的独家议标,项目经理部在向采购实施主体提交《物资采购申请计划》时应提供业主书面指定函件。其他采购环节严格按照正常的采购程序执行。
对于非业主指定的供应商,在特殊情况下采用的独家议标方式,项目经理部应提交独家议标报告,经采购实施主体部门负责人、事业部分管副总审核、事业部执行总经理批准。批准后严格按照正常的采购程序执行。
对于业主私下推荐或指定且无法出具正式书面指定文件的供应商,不能采取独家议标方式,应按照公司正常程序进行采购。
4.5采购合同的签署、变更与执行
采购主办人须按照公司物资采购合同示范文本及相关的规定和要求拟定采购合同,并按照《合同管理规定》组织进行采购合同的审批会签。
采购合同审批会签时,必须将已获批准的《价格评价及选择审批表》作为附件。
采购合同的签署、用印、变更及合同文本管理,分别按照公司《授权管理规定》、《合同专用章管理规定》、《合同管理规定》的相关要求执行。
采购合同签订后,项目经理部应及时向供应商发出符合工程进度计划的《物资进场通知书》,以便供应商据此备货并送货至工程现场。
物资采购实施主体负责采购合同的执行,包括按照合同约定,督促供应商按时供货,协调解决合同执行过程中所发生的问题等。
物资进场验证
项目经理部作为责任主体,负责物资的进场验证及现场管理工作,具体执行《项目管理手册-物资管理》的有关要求。

供应商年度评价
项目执行完毕后或者每年年底,公司合约采购部应会同项目经理部开展相应的供应商年度评价工作,填写《供应商年度评价表》。
公司合约采购部负责留存《供应商年度评价表》和真实有效的供应商资料档案。
每年年初,公司合约采购部根据供应商年度评价情况,编制本单位的年度《合格供应商名单》,并报送合约采购中心进行汇总,作为公司的年度《合格供应商名单》予以发布。
对上年度已列入公司《合格供应商名单》但本年度无合作业务的供应商,如果其资审资料未过期,则纳入本年度《合格供应商名单》,否则予以删除。
对在采购合同的执行过程中,未能按时、按质、按量供货的供应商,项目经理部须及时上报公司合约采购部/机电部备案,作为评定该供应商的依据。因此被公司从年度《合格供应商名单》中删除的供应商,原则上二年内不再使用。

项目、区域公司、托管公司委托公司进行的物资采购管理
因价格、付款条件、供应能力等原因造成项目或区域公司、托管公司无法完成采购任务时,项目部或区域公司、托管公司可以委托公司采购实施主体进行采购工作,但项目或区域公司、托管公司必须以书面形式向公司进行申请,同时提出采购实施主体变更的申请,经公司领导同意后,项目部或区域公司、托管公司配合公司合约采购部完成采购工作。如报告没有被批准,采购实施主体不变。
委托报告被批准后,公司采购实施主体执行采购流程及规定进行采购。采购实施主体的变更不影响批准主体的职责和义务。
附则
本管理规定由公司合约采购部负责解释和修订。
本管理规定自颁布之日起执行,此前事业部关于物资采购的有关规定同时废止。
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